Voor je gaat factureren, kan je hier al controle uitvoeren op de zorgen die mee gefactureerd worden. Je krijgt dan een lijst met blokkerende fouten of mededelingen.
Normaal gezien is het de bedoeling als verpleegkundige of zorgkundige regelmatig de alarmen na te kijken en tijdig op te lossen, daar die ook al waarschuwen voor bepaalde fouten. Zo kan je heel wat maandcontrole fouten al meteen vermijden.
Als je onderaan genereer maandafsluiting klikt,
worden de maandcontroles meteen uitgevoerd. Er verschijnt rechts in tabblad meldingen, een geactualiseerde lijst met blokkerende meldingen en/of mededelingen.
Als je in tabblad meldingen op de regel met de fout klikt, word je doorgelinkt naar een ander scherm om de fout op te lossen.
Het is voor de facturatie een noodzakelijke voorwaarde dat er geen blokkerende fouten meer zijn.
Een blokkerende fout verhindert je facturatie en moet opgelost worden, wil je kunnen factureren
In tegenstelling tot een blokkerende fout, is een mededeling louter informatief en kan je ermee factureren.
Mogelijke mededelingen:
Als je bij de genereerknop, huidige praktijk kiest,
worden de blokkerende fouten en meldingen voor de gekozen praktijk in het veld praktijk aangemaakt.
In dit voorbeeld dus enkel voor Testpraktijk (maar niet voor eventuele andere praktijken).
Als je bij de genereerknop, alle praktijken kiest,
wordt de maandafsluiting voor alle praktijken uit de Basisgegevens>applicatie>praktijken aangemaakt.
In bovenstaand voorbeeld dus niet enkel voor Testpraktijk, maar ook voor Testpraktijk 2, Testpraktijk 3,... enz.
De lijst fouten en/of mededelingen (van de maandafsluiting) die je, na het genereren aan de rechterzijde ziet, is wel gefilterd op de praktijk die links in het veld praktijk geselecteerd is.
De lijsten voor alle andere praktijken zijn wel aangemaakt, maar om ze te raadplegen dien je in veld praktijk je selectie te wijzigen naar één van je andere praktijken.
bv. Wijzig naar:
om de maandafsluiting van Testpraktijk 2 rechts te raadplegen.
Zodra er geen blokkerende meer fouten zijn (zie controle), kan je factureren voor deze periode. Kies de praktijk en periode (maand) en klik onderaan op maak facturatie.
Er verschijnt een status van je facturatie.
Van zodra deze is afgerond vind je die terug in tabblad historiek.
Zorgen die zullen worden gefactureerd:
én voor zover de patiënt niet in wacht staat voor de facturatieperiode.
De tarieven die hiervoor gebruikt worden zijn deze van het Riziv, en de KB90 bedragen die in de Zorg gegevens>verzorging: facturatiegegevens opgegeven werden.
Het resultaat van de facturatie verschijnt in menu historiek.
Hier vind je per facturatieperiode, de uitgevoerde facturaties.
Een facturatie met status error, liep fout. Je kan eventueel eerst erop klikken om de facturatie voortgang te raadplegen.
Algemeen is het aan te raden om, voordat je factureert, eerst via de maandcontrole na te gaan waar de blokkerende fouten zijn en deze op te lossen.
Opgelet: Je moet een foutieve facturatie eerst verwijderen, voor je voor dezelfde periode opnieuw eentje kan aanmaken. Je kan deze facturatie met fouten gewoon selecteren via het keuzevierkantje
en onderaan op verwijderen klikken.
Als je klikt op een voltooide facturatie, die dus goed liep, zie je de details van deze facturatie(tabblad facturen, tabblad zendingen, ... , tabblad transparante facturen)
Zoals reeds gezegd, je kan hier in menu historiek, een facturatie selecteren en verwijderen met de verwijder knop:
Bv omdat die fouten bevatte en je voor deze periode, na het oplossen van al de controle fouten, opnieuw wilt factureren.
.Toch is dit verwijderen beperkt mogelijk. Het wordt enkel toegelaten als:
Hier, in menu Facturatie>historiek, wanneer je op een bepaalde facturatie klikt, zie je de detailgegevens van een facturatie. Het eerste tabblad dat je ziet is dit tabblad facturatie.
Onderaan dit tabblad kan je de Getuigschriften genereren. Deze generatie gebeurt volgens het type getuigschrift dat ingesteld werd voor je praktijk. Zie hiervoor Basisgegevens>applicatie>praktijken.
Je vindt deze nadien in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
Onderaan dit tabblad kan je een verzamelstaat rapport maken van deze facturatiemaand.
Je vindt deze nadien in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
Onderaan dit tabblad kan je de Patiënt facturen genereren. Dit zijn de facturen voor patiënten met verzorgingen die aan de patiënt (en niet mutualiteit) gefactureerd mogen worden.
Je vindt deze nadien in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
Onderaan dit tabblad facturatie, kan je een verdeling andere praktijken genereren.
Zodra het rapport aangemaakt is,
kan je download rapport klikken om te openen.
Je vindt dit 'verdeling tussen praktijken' rapport nadien in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
Of je kan een verdeling per patiënt genereren.
Zodra het rapport aangemaakt is, kan je download rapport klikken om te openen
Je vindt dit 'verdeling patiënten' rapport nadien in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
De administratieve afhouding per verpleegkundige of zorgkundige wordt in de Basisgegevens>Zorgverstrekkers in het verpleegkundige of zorgkundige dossier ingegeven.
Of je kan een verdeling zorgverstrekkers overzicht genereren. In dit rapport verschijnen de verdelingen voor (verschillende) zorgverstrekkers onder elkaar op eenzelfde pagina.
Zodra het rapport aangemaakt is, kan je download rapport klikken om te openen
Je vindt dit 'verdeling praktijk' rapport nadien in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
Of je kan een verdeling zorgverstrekkers genereren. In tegenstelling tot het bovengaande rapport, wordt de verdeling voor elke zorgverstrekker op een afzonderlijk pagina weergegeven.
Zodra het rapport aangemaakt is, kan je download rapport klikken om te openen
Je vindt dit 'verdeling praktijk per blad' rapport nadien in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
Op dit tabblad kan je een bepaalde patiëntfactuur via het keuzevierkantje selecteren en de status ervan wijzigen via de knop wijzig factuurstatus.
Deze status dient om een factuur te corrigeren en te verzenden in de huidige facturatie.
De factuur en factuurdagen worden gewijzigd naar:
In het Patiëntendossier>zorg gegevens>zorgen zal je zien dat de zorgen uit deze (geweigerde) factuur weer op op niet gefactureerd staan, wat wil zeggen dat je de zorg kan wijzigen om de factuurfout te corrigeren (bv op niet factureren zetten).
Deze status dient om een factuur te corrigeren en te verzenden in een volgende facturatie.
De factuur en factuurdagen worden gewijzigd naar:
Je kan nu op tabblad zendingen herfactureren, maar zonder deze factuur: deze wordt eruit weggelaten.
Deze status dient om een foutieve facturen uit de zending te halen. Ze zullen niet meer verzonden worden
De factuur en factuurdagen worden gewijzigd naar:
Deze status dient, om alle wijzigingen (na het verschijnen van de factuur) weer ongedaan te maken (bv. omdat je je vergist hebt), en de originele situatie van de factuur terug te zetten.
De factuur en factuurdagen worden gewijzigd naar:
Er kan geen aanpassing aan de prestaties worden gedaan.
Zodra je klikt, in menu Facturatie>historiek: detail periode: tabblad facturen, op de factuur, kan je de details van de patiëntfactuur raadplegen.
Op het tabblad factuurdagen kan je onderaan verschillende factuurdagstatussen zetten:
In het antwoord van MyCareNet op je verzonden facturatie, verneem je voor welke factuurdagen van een bepaalde factuur MyCareNet de betaling geweigerd heeft. Dit antwoord lees je af in MyCareNet>historiek>aanvragen facturatie.
De factuurdagen van deze facturen moet je hier selecteren en op geweigerd zetten
en de facturatiegegevens verbeteren. Factuurdagen met deze status worden bij de volgende facturatie terug heringediend.
Ook al doe je dit nog voor factuurdagen van facturen uit oudere facturaties (meer dan 2 maanden geleden verzonden), ook dan gaan deze geweigerde factuurdagen gewoon mee wanneer de eerstevolgende facturatie gebeurt.
In het antwoord van MyCareNet op je verzonden facturatie, verneem je voor welke factuurdagen van een bepaalde factuur MyCareNet de betaling geweigerd heeft. Dit antwoord lees je af in MyCareNet>historiek>aanvragen facturatie.
Het kan dat een factuurdag aan een verkeerde bestemming (medisch huis, mutualiteit,...) gefactureerd werd en je een fout ontving.
De factuurdagen van deze facturen moet je hier selecteren en op geweigerd zetten:
Vervolgens kan je in Patiëntendossier>zorg gegevens>verzorging de juiste facturatiebestemming aanduiden.
Factuurdagen met deze status worden bij de volgende facturatie terug heringediend.
Ook al doe je dit nog voor factuurdagen van facturen uit oudere facturaties (meer dan 2 maanden geleden verzonden), ook dan gaan deze geweigerde factuurdagen gewoon mee wanneer de eerstevolgende facturatie gebeurt.
Als je een factuur moet crediteren, bv. omdat je per vergissing een foutieve of onterechte zorgen aangerekend had, kan je het factuurdetail openen door op de factuur te klikken.
Rechts zie je twee tabbladen: factuurdagen en factuurlijnen. Op het tabblad factuurdagen selecteer je alle dagen die je wil crediteren, onderaan ga je met je muisaanwijzer over het 'zet factuurdagstatus' icoon en kies je CreditNota.
De aangevinkte factuurdagen krijgen status CreditNota. De andere factuurdagen blijven gewoon gefactureerd.
De factuur en aangevinkte factuurdagen worden gewijzigd naar:
Verbeteren na de creditnota:
Door het wijzigen van de factuurdagen naar creditnota, komen al de zorgen (voor de gecrediteerde dagen) terug vrij te staan in het patiëntendossier>zorg gegevens> zorgen. Nu kan je aan het corrigeren gaan. Je kan:
zodat de uitgevoerde, gecorrigeerde zorgen voor deze dagen, bij de eerstvolgende* facturatie weer mee gefactureerd worden.
Bij de volgende facturatie zal je wellicht 2 facturen vinden voor deze patiënt:
Zo er geen nieuwe zorgen zijn om te factureren, vind je in de eropvolgende facturatiemaand enkel de credit nota.
Als je deze creditnota opent (door erop te klikken), en kijkt op het rechter tabblad factuurdagen, zal je zien dat de gecrediteerde bedragen negatief staan en zo weer gecrediteerd worden aan de mutualiteit.
* Of je gecorrigeerde zorgen meegaan met de eerstvolgende factuur, hangt af van je mutualiteit. Als je patiënt aangesloten is bij
dan mag je creditfactuur en factuur met correcties niet in dezelfde zending verzonden worden. Softn zorgt automatisch dat -enkel bij deze mutualteiten-, creditfactuur in de eerstvolgende zending meegaat en de factuur met de correcties in de (tweede) eropvolgende zending.
Voor de overige mutualteiten gaan de correcties meteen mee met de eertstvolgende zending.
Deze keuze kan je gebruiken om een wijziging van je factuurdagstatus ongedaan te maken.
Als je een factuur moet regulariseren, bv omwille van afscoring Katzschaal naar aanleiding van controlebezoek, kan je het factuurdetail openen door op de factuur te klikken.
Rechts zie je twee tabbladen: factuurdagen en factuurlijnen.Op het tabblad factuurdagen selecteer je alle dagen die je wil regulariseren, onderaan ga je met je muisaanwijzer over het zet factuurdagstatus icoon en kies je Regulariseren.
De factuur en aangevinkte factuurdagen worden gewijzigd naar:
Registreer ondertussen de juiste Katzschaal. Zo je met menu MCN werkt, hoef je dit niet doen en gebeurt dit automatisch na de verwerking van je MCN>historiek>toilet/profielaanvraag.
Bij de volgende facturatie zal je wellicht 2 facturen vinden voor deze patiënt:
Als je deze regularisatiefactuur opent (door erop te klikken), en kijkt op het rechter tabblad factuurdagen, zal je zien dat de onterechte bedragen (van de onterechte Katz) negatief staan en zo weer gecrediteerd worden aan de mutualiteit. Daarnaast staan ook de juiste bedragen (met de juiste Katz) positief.
De factuur en aangevinkte factuurdagen van de regularistiefactuur:
Als je regularisatiefactuur geweigerd wordt, en je wilt voor de volgende facturatie toch een regularisatie laten plaatsvinden, na eventuele aanpassingen, dan kan je deze (geweigerde) regularisatiefactuur openen, en wijzig je de factuurdagstatus van Gefactureerd naar Regulariseren.
Op dit tabblad vind je de afzonderlijke factuurlijnen met de gebruikte nomenclatuur (veld code). De tarieven per nomenclatuur vind je ook terug in de Basisgegevens>data>tarieven.
Je vind hier ook de toegepaste profielen (veld patiënt). Deze werden aangemaakt in het Patiëntendossier>medische gegevens.
Na het krijgen van educatiesessies, kan een diabeet ervoor te kiezen toch zelf geen insuline inspuitingen te plaatsen. Je kan dan als verpleegkundige opvolgingshonorarium aanrekenen. Je kan dit aanduiden in het diabetesdossier.
Om het honorarium te mogen aanrekenen, dient de patiënt wel aan volgende voorwaarde te voldoen:
Deze worden aangerekend indien de patiënt in een Basisgegevens>data>rurale gemeente verzorgd werd.
Hier, in Facturatie>historiek: detail factuur op tabblad zendingen vind je, per landsbond de zendingen.
Als je op een zending klikt, zie je de details. Als je op tabblad zendingen een zending selecteert, kan je onderaan de zending versturen. Maar je kan dit evengoed via Menu MyCareNet>verstuur facturatie doen.
Zodra je zending verstuurd is verschijnt het in tabblad verzonden zendingen
Onderaan kan je een MCN sessie aanmaken, als die vervallen is.
Als je na het versturen van je facturatie via MyCareNet>historiek: Tabblad aanvragen facturatie, een geweigerde zending had (Zie Stappenplan geweigerde zending) en je fouten zijn opgelost kan je hier in Menu facturatie>historiek: detail facturatie: tabblad zendingen, terug herfactureren met volgende knop:
* Een voorbeeld om de rectificatie volgende facturatie te illustreren:
Je zal merken dat het versienummer van je zending verhoogd werd door de herfacturatie:
Zodra je geherfactureerd hebt kan je in dit scherm ook de zending(en) (van de herfacturatie) selecteren en opnieuw versturen.
Eventueel kan je onderaan een MCN sessie aanmaken, als die vervallen is.
Dit versturen van de zending(en) (van de herfacturatie) mag even goed via Menu MyCareNet>verstuur facturatie waar deze zendingen ondertussen ook opnieuw verschenen zijn door het herfactureren.
Hier kan je het antwoord op je zendingen raadplegen. Als je op de detail van een verzonden zending klikt zie je de details.Maar je kan dit evengoed via Menu MyCareNet>historiek: tabblad aanvragen facturatie raadplegen.
Hier verschijnt, per verpleegkundige of zorgkundige die zorg uitvoerde, en per dag, de verdeling van de facturatie. De (standaard) verdeelsleutel wordt ingegeven via Basisgegevens>applicatie>verdeelsleutels.
Zo je met meerdere praktijken werkt kan je ook in Basisgegevens>applicatie>praktijk wijzigen een verdeelsleutel per praktijk instellen.
Op dit tabblad vind u de administratieve kosten voor de verpleegkundige of zorgkundigen terug. Deze administratieve afhouding wordt ingesteld in Basisgegevens>Zorgverstrekkers>verpleegkundigen of zorgkundigen.
Hier verschijnen de factuurdagen van facturen uit deze facturatie, die je op geweigerd of geweigerd andere bestemming hebt gezet.
Dit moet je doen, wanneer bv, de mutualiteit een factuurdag weigert omdat er een zorg te veel is aangerekend.
Omdat die zorgen zelf op niet gefactureerd komen te staan, gaan ze de volgende facturatie meer mee. Het is wel de bedoeling dat je de oorzaak van de weigering oplost. Bv de zorg blokkeren die niet aangerekend mocht worden.
Deze zullen mee worden ingediend met de volgende facturatie
Sinds 1 juli 2015 zijn zorgverleners wettelijk verplicht om in bepaalde situaties een bewijsstuk aan de patiënt uit te reiken, waarin duidelijk het te betalen bedrag, de tegemoetkoming van het ziekenfonds, enz. vermeld zijn.
Zodra je maandelijkse facturatie succesvol gedraaid heeft, kan je op dit tabblad dergelijke transparante facturen laten genereren.
De patiëntennamen voor wie de transparante factuur werd gegenereerd verschijnen in het tabblad.
Je kan ook een transparant factuur rapport laten mailen naar de patiënt.
De voorwaarde is wel dat de patiënt in Patiëntendossier>facturatie gegevens>bewijsstuk transparante factuur, zijn of haar toestemming en emailadres heeft gegeven.
Genereer aan de hand van volgende knop:
Indien er een emailadres van je patiënt is wordt een automatische mail gestuurd met als titel "Bewijsstuk verleende zorgen" en als pdf. bijlage een bewijsstuk verleende zorgen.
Je vindt dit transparante factuur rapport nadien terug in menu Rapportering>overzicht>gegenereerde rapporten.
Het genereren duurt even, je mag gerust rondklikken en Softn en elders verder werken, het proces van de factuur generatie blijft gewoon doorlopen.
Zo je transparante facturen nodig hebt voor je boekhouder en/of belastingen, kan je hier een anoniem transparante facturen rapport genereren.
Je kan, in tabblad documenten,
klikken op volgend download icoon om het document te downloaden.
of je selecteert het document en klikt onderaan:
Als je de het gedownloade transparante factuur niet meteen terugvindt, helpt het in veel browsers, beide toetsen [CTRL]+[J] samen in te drukken, om een lijst van je downloads te zien.
Als je deze TransparanteFactuur.pdf opent kan je zien dat de patiëntgegevens onherkenbaar zijn gemaakt:
Dit is een lijst van alle uitgevoerde zorgen die uitgevoerd en niet geblokkeerd zijn, en maar niet mee gefactureerd werden omdat ze om één of andere reden niet in orde zijn met de facturatievereisten.
Het is zo dat de mutualiteit alle zorgen van een volledige dag weigert, als er een zorg niet voldoet aan de facturatievoorwaarden.
Het is de bedoeling dat je op basis van de reden niet facturen deze lijst "opkuist", anders verschijnen ze de volgende facturatie weer op dit tabblad.
Je kan bv
Dit is een functionaliteit voor tarificatie-diensten. Zo kunnen zij de facturatiegegevens uit Softn exporteren via XML en nadien in hun systeem inlezen om zelf de zorgen te factureren.
Selecteer de praktijk en klik op:
Vergeet niet eerst de juiste tarificatiedienst in te voeren via Basisgegevens>applicatie>praktijken: tarificatie dienst praktijk historiek.
Zo je het facturatiebestand moet overmaken via magnetische drager, kan je hier een cd bestand van je facturatie maken.
Sinds de invoering van MyCareNet is dit CD bestand niet meer nodig, maar sommige tarificatiediensten werken hier nog mee.
Dit genereert een patiënt factuur voor één individuele patiënt. Dit zijn de patiënten uit de facturatie voor wie de verzorging (facturatiegegevens) gefactureerd werd aan de patiënt.
Wil je de patiënt facturen voor alle patiënten uit een bepaalde facturatie afdrukken, doe je dat via Facturatie>historiek in de detail van je facturatie op tabblad facturatie.