De rondeplanner is een tool om automatisch je patiënten op rondes in te plannen op basis van:
De rondeplanner berekent per bezoek: het precieze bezoektijdstip en de ronde, op een zo zuinig mogelijke wijze.
Je kan je te verzorgen patiënten automatisch laten inplannen op de meest optimale ronde via de rondeplanner, maar hiervoor moeten eerst de gsp-coördinaten van de adressen berekend zijn.
Voor elk adres dat je aanmaakt (Zie hiervoor Patiëntendossier>algemene gegevens>Tabblad adressen) bij een patiënt worden de GPS coördinaten (x,y) berekend.
Daarnaast wordt ook percentage van overeenkomst (met de kaarten) berekend: als gemeente, straat en huisnummer precies gevonden werden bedraagt dit 100%. Als een huisnummer niet gevonden werd is dit een beetje lager, als een straat niet gevonden werd is dit nog lager.
Het is dus van belang dat je in het Patiëntendossier>Algemene gegevens: tabblad adressen de adresgegevens zo correct mogelijk invult.
Als het adres niet teruggevonden wordt, komt Softn je vragen dit zelf manueel aan te duiden op een kaart
In de basisgegevens kan je aanduiden welke zorgkundige en/of verpleegkundige ronde(s) met de rondeplanner werken. Alleen op deze rondes zal de rondeplanner patiënten automatisch gaan inplannen.
Bij het aanmaken van een nieuwe verzorging, kan je kiezen voor een verzorging via de rondeplanner. Je zal het precieze bezoekuur niet meer zelf invullen, maar een tijdsvenster gebruiken.
Het tijdsvenster voor een patiënt wordt gedefieerd door een van tot tijdspanne, waarbinnen het bezoek van deze patiënt ingepland mag worden.
Zo je 2x of 3x of ... per dag langsgaat kan je afzonderlijke van en tot tijden ingeven voor het ochtend, namiddag of avondbezoek
De routeplanner zal bij bij het inplannen rekening houden dat het bezoektijdstip binnen deze van-tot tijden valt.
Algemeen, neem je best een zo ruim mogelijk tijdsvenster. Immers, hoe minder tijdsbeperkingen je invoert, hoe optimaler kan de rondeplanner een geografische zuinige ronde kan samenstellen, waarbij patiënten met een nabij gelegen adres na elkaar ingepland worden er geen enkele afwijking toegelaten is.
Indien gewenst, kan je wel aanduiden of voor een bepaalde patiënt een verplicht tijdsvenster geldt.
Dit wil zeggen dat de zorg- of verpleegkundige binnen deze periode moet aankomen.
Een verplicht tijdsvenster is een uitzondering, waarvan je liefst zo weinig mogelijk gebruik maakt. Dit omdat de routeplanner ingeperkt wordt in de berekeningsmogelijkheden. Het is denkbaar dat de meest zuinige ronde uit de boot valt door zo'n vaste aankomst of dat er omgereden moet worden om deze patiënt te verzorgen.
Een voorbeeld waarvoor zulk hard tijdsvenster ontworpen werd is bv. een schoolgaand kind, dat je enkel tijdens een speeltijd mag gaan verzorgen.
Voor het bepalen van de totale bezoekduur, rekent de rondeplanner rekent met een standaard duur per zorgtype uit de Basisgegevens>data, deze wordt standaard voorgesteld in de nieuwe verzorging.
Als er een individuele zorgduur per een patiënt werd ingesteld, dan verschijnen deze zorgtijden.
Je kan de voorgestelde zorgtijd in het scherm nieuwe verzorging overschrijven.
Zodra verzorging wordt opgeslagen en de bezoeken aangemaakt zijn, berekent de rondeplanner een tijdstip en de ronde voor dit bezoek . Deze kan je raadplegen in de Patiëntendossier>zorg gegevens>zorgen.
Omdat die berekende resultaten zijn kan je deze zelf niet wijzigen in Softn. In de Rondeplanner tool zijn er wel nog wijzigingen nodig.
De rondeplanner verdeelt de bezoeken over de rondes van een sector. In de rondeplanner ga je ingeven welke postcodes tot welke sector behoren.
Je kan deze intekening van een sector ook op kaart bekijken.
Je kan op één scherm alle rondes zien (van je sector), en per ronde al de ingeplande patiënten.
Ook houdt de rondeplanner rekening met de de begin- en eindtijden van elke ronde (bv een ochtendronde, een avondronde) en het soort ronde (verpleegkundige, zorgkundige). Zoals ingesteld in de Basisgegevens>applicatie>sectoren of rondes.
Het is mogelijk de rijtijden tussen de bezoeken te configureren (bv. in stadscentra extra rijtijd omwille van files).
Je kan ook een voorkeursronde bepalen voor je patënt, deze wordt dan steeds op de voorkeurs ronde ingepland. Je kan ook ervoor kiezen, voor een dag een andere, tweede, voorkeursronde in te stellen: bv elke zaterdag op die tweede voorkeurronde.
Ook kan je de werksnelheid per ronde verhogen of verlagen.
Via kleur (rood, oranje, groen) wordt aangegeven welke ronde volzet is (rood), bijna verzadigd (oranje) of nog voldoende vrije plaatsen heeft (groen). Er wordt ook een overzicht van niet ingeplande patiënten gegeven (bv omdat een ronde volzet is).
Je kan ook wijzigingen doen aan de berekende rondeplanning. Bv. een patiënt loskoppelen van een ronde en inplannen op een andere ronde.
Om het bezoekuur voor je patiënt een beetje voorspelbaar te maken, kan de planning vanaf een bepaald moment bevroren worden.
Je kan bv. instellen dat de planning van vandaag, morgen en overmorgen steeds bevroren moeten blijven. In dit geval worden nieuwe bezoeken die er toch nog bijkomen, ofwel achteraan vanaf een bepaald uur, aan de ronde toegevoegd, of op één bepaalde ronde. Zo kan je de overige reeds ingeplande patiënten hun precieze bezoektijden meedelen voor vandaag, morgen en overmogen (en veranderen die bezoektijdstippen niet meer...)
Je kan ook per dag, je ronde op kaart raadplegen. Of voor een bepaald bezoek, kijken op een kaart waar de straat en nr. precies gelegen is.
Je kan de kaart in en uitzoomen naar eigen behoefte, om een globaal of net gedetailleerd zicht te krijgen op je ronde en stopplaatsen.
