Le planificateur de tours est un outil servant à planifier automatiquement vos patients sur des tours en fonction des éléments suivants :
Le planificateur de tours calcule par visite : l’heure précise de la visite et le tour, de manière aussi économique que possible.
Vous pouvez planifier automatiquement vos patients à soigner sur le tour le plus optimal via le planificateur de tours. Mais, pour cela, les coordonnées GPS des adresses doivent d’abord être calculées.
Pour chaque adresse que vous créez (voir à cet effet Dossier médical>Données générales>Onglet Adresses) pour un patient, les coordonnées GPS (x, y) sont calculées.
De plus, le pourcentage de concordance (avec les cartes) est également calculé : si la commune, la rue et le numéro de rue sont trouvés, ce taux de concordance s’élève à 100 %. S’il n’a pas été possible de trouver un numéro de rue, la concordance est un peu plus faible ; si une rue n’a pas été trouvée, elle diminue encore.
Il est donc important de compléter les adresses le plus correctement possible dans Dossier médical>Données générales : onglet Adresses.
Si l’adresse n’est pas retrouvée, Softn vous demandera de l’indiquer manuellement sur une carte.
Dans les données de base, vous pouvez indiquer quel aide-soignant et/ou infirmier effectue un ou plusieurs tours avec le planificateur de tours. Le planificateur de tours planifiera automatiquement des patients, uniquement sur ces tours.
Lors de la création d’une nouvelle Traitements, vous pouvez choisir une Traitements via le planificateur de tours. Vous ne compléterez plus vous-même l’heure de visite précise : vous utiliserez une fenêtre temporelle.
La fenêtre temporelle pour un patient est définie par un laps de temps « de - à », durant lequel la visite du patient peut être planifiée.
Si vous passez 2, 3 ou x fois par jour, vous pouvez introduire des heures de et à séparées pour la visite du matin, de l’après-midi ou du soir.
Lors de la planification, le planificateur d’itinéraire veillera à ce que l’heure de visite coïncide avec ces heures « de - à ».
D’une manière générale, mieux vaut prévoir une fenêtre temporelle aussi large que possible. En effet, moins vous introduisez de limitations de temps, plus le planificateur de tours peut optimiser la composition géographique de votre tour, de sorte que les patients dont l’adresse est proche sont planifiés de manière consécutive sans qu’aucun écart ne soit autorisé.
Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer si une fenêtre temporelle obligatoire est en vigueur pour un patient spécifique.
Cela signifie que l’aide-soignant ou l’infirmier doit arriver dans ce laps de temps.
Une fenêtre temporelle obligatoire est une exception, dont il faut limiter autant que possible l’utilisation. En effet, le planificateur d’itinéraire est ainsi limité dans ses possibilités de calcul. On peut imaginer que le tour le plus économique ne soit pas pris en compte en raison de cette arrivée fixe ou qu’il faille faire un détour pour soigner ce patient.
Cette fenêtre temporelle stricte a notamment été conçue pour le cas d’un enfant scolarisé que vous pouvez uniquement soigner pendant une récréation.
Afin de déterminer la durée totale de la visite, le planificateur de tours prend en compte une durée standard par type de soins dans les Données de base>Données. Cette durée est proposée de manière standard dans le nouveau soin.
Si une durée de soin individuelle a été paramétrée pour un patient, ces temps de soins s’affichent.
Vous pouvez transcrire le temps de soins proposé dans l’écran Nouvelle Traitements.
Dès que la Traitements est sauvegardée et que les visites ont été créées, le planificateur de tours calcule une heure et le tour pour cette visite. Vous pouvez les consulter dans le Dossier médical>Données de soins>Soins.
Comme il s’agit de résultats calculés, vous ne pouvez pas les modifier vous-même dans Softn. Des modifications sont toutefois encore nécessaires dans le planificateur de tours.
Le planificateur de tours répartit les visites entre les tours d’un secteur. Dans le planificateur de tours, vous indiquerez quels codes postaux appartiennent à un secteur spécifique.
Vous pouvez également examiner ce plan d’un secteur sur la carte.
Vous pouvez voir sur un seul écran tous les tours (de votre secteur) et tous les patients planifiés par tour.
Le planificateur de tours prend également en compte les heures de début et de fin de chaque tour (p. ex. un tour du matin, un tour du soir) ainsi que le type de tour (d’infirmiers, d’aides-soignants). Ceci, comme paramétré dans les Données de base>Secteurs ou Tours.
Il est possible de configurer les temps de parcours entre les visites (p. ex. des temps de parcours supplémentaires dans le centre-ville en raison des embouteillages).
Vous pouvez également définir un tour favori pour votre patient. Dans ce cas, le patient sera toujours planifié sur le tour favori. Vous pouvez aussi choisir de configurer un deuxième tour favori pour une journée : p. ex. tous les samedis sur ce deuxième tour favori.
Vous pouvez en outre augmenter ou diminuer la rapidité de travail pour chaque tour.
Un code couleur (rouge, orange, vert) indique quel tour est complet (rouge), presque complet (orange) ou a encore suffisamment de places libres (vert). Un aperçu des patients non planifiés est également fourni (p. ex. parce qu’un tour est complet).
Vous pouvez également modifier le planning du tour calculé. P. ex. dissocier un patient d’un tour et le planifier pour un autre tour.
Pour que l’heure de visite soit relativement prévisible pour votre patient, le planning peut être gelé à partir d’un certain moment.
Vous pouvez p. ex. paramétrer que le planning d’aujourd'hui, de demain et d’après-demain doit toujours rester gelé. Dans ce cas, les visites qui viennent s’ajouter sont soit ajoutées à la fin de la ronde à partir d’une heure spécifique, soit ajoutées sur une ronde spécifique. Vous pouvez ainsi communiquer aux autres patients déjà planifiés leurs heures de visite précises pour aujourd’hui, demain et après-demain (et ces heures de visite ne changent plus...)
Vous pouvez également consulter votre tour par jour sur une carte. Ou examiner sur une carte, pour une visite spécifique, où se situent précisément la rue et le n°.
Vous pouvez zoomer en avant et en arrière sur la carte selon vos besoins afin d’obtenir une vue globale ou détaillée de votre tour et des arrêts.
