Cliquez en bas sur Nouveau pour introduire une affiliation à une mutuelle. S'il manque une mutuelle, vous pouvez l’ajouter dans Données de base>Organisations>Mutuelles.
S'il manque un code indemnitaires, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur le signe plus. Ces codes sont repris de Données de base>Données>Code indemnitaires.
Si Facturation organisme est Oui, il est possible de facturer à cette mutuelle.
Vous définissez cette option (destinataire de la facturation) lorsque vous créez une nouvelle Traitements via Dossier médical>Données de soins>Traitements.
Il est donc important que ces données de mutuelle soient directement encodées correctement, car la facturation ultérieure en dépendra.
Zo je wil kan je de verzekerbaarheid van nieuwe patiënten ook via MyCareNet>assurabilité opvragen. Deze mutualiteitsgegevens verschijnen dan automatisch hier na verwerking in MyCareNet>historique: assurabilité nouveaux patients.
Vous trouvez ici les organismes auxquels des factures sont envoyées pour ce patient. Vous devrez donc ajouter ici chaque organisme (p. ex. CPAS, compagnie d'assurances étrangère, maison de repos...) auquel vous souhaitez facturer.
Cliquez sur Nouveau pour introduire un organisme :
Si Facturation organisme est Oui, il est possible de facturer à cet organisme dans Données de soins>Traitements.
S'il manque un organisme dans la liste déroulante (trois points), vous pouvez l'ajouter via le signe plus.
Vous arrivez dans Données de base>Organisations>Organismes, où tous les organismes sont gérés et où vous pouvez en ajouter un nouveau.
Si vous créez un nouveau soin pour ce patient via Dossier médical>Données de soins>Traitements, vous pouvez le faire facturer à un organisme tel qu'une compagnie d’assurances.
Si, pour votre patient, vous souhaitez facturer à la compagnie d'assurances et que vous n’avez pas de données de dossier d'assurances, vous introduisez la compagnie d'assurances dans ce menu.
N’oubliez pas non plus de créer une adresse principale dans Données de base>Organisme, sinon vous obtiendrez ultérieurement une erreur bloquante lors de Facturation>Contrôle.
Si vous disposez de données de dossier d'assurances, vous ne devez pas introduire votre assurance ici, mais dans le menu Données de facturation>Dossier d'assurance.
Vous trouvez ici les dossiers d'assurance et les compagnies d’assurances y liées auxquelles des factures sont envoyées pour ce patient.
En effet, si vous créez une nouvelle Traitements pour un patient via Dossier médical>Données de soins>Traitements, vous pouvez la faire facturer à la compagnie d'assurances et ajouter le dossier d'assurance.
Si vous êtes appelé à soigner un patient à la suite d’un accident pour lequel l’assurance intervient et que vous disposez des données de dossier d'assurance, vous devez d'abord introduire ici le dossier d'assurance.
Cliquez sur Nouveau.
Selon le type d'accident (trois points), vous obtenez un autre écran à compléter.
S'il manque l’assurance ou l’employeur (pour un accident du travail) dans la liste déroulante (trois points), vous pouvez l’ajouter via le signe plus dans Données de base>Organisations>Organismes.
Si vous êtes appelé à facturer à une compagnie d’assurances pour votre patient, mais que vous ne disposez pas de données de dossier d'assurance, vous ne devez rien encoder dans ce menu et il suffit d'introduire la compagnie d'assurances dans le menu Données de facturation>Organismes.
Depuis le 1er juillet 2015, les prestataires de soins sont légalement tenus de présenter, dans certaines situations, un justificatif au patient exposant clairement le montant à payer, l'intervention de la mutuelle, etc.
Dans ce menu, vous pouvez encoder la manière dont le patient souhaite recevoir le justificatif de facture transparente.
Le choix par défaut est défini sur Courrier.
Vous pouvez toutefois aussi opter pour un envoi par e-mail (avec le consentement du patient).
Vous devez encoder l’adresse e-mail correcte.
Vous pouvez également envoyer la facture transparente à d'autres personnes (p. ex. les enfants) que le patient (envoi au patient=non). Dans ce cas, des champs supplémentaires s'affichent pour leur nom.
Dans le menu Rapports>Documents vierges, vous trouvez un courrier vierge pour faire compléter l’accord relatif à la réception du justificatif.
Dès que le patient l’a complété, vous pouvez scanner ce document sur votre ordinateur, puis le charger dans cet onglet Documents de justificatif.
Cliquez sur Nouveau en bas.
Et complétez le chemin du document en cliquant sur le bouton composé de trois points.
Dès que vous cliquez sur Enregistrer, le document apparaît dans votre onglet :
Vous pouvez le supprimer via l’icône de corbeille.
Vous pouvez aussi le télécharger via l’icône de téléchargement si vous souhaitez encore le consulter.
Si vous le téléchargez, ce document reste toujours dans Softn, dans l’onglet Document justificatif. Il s’agit simplement d’une manière d’en faire une copie, que vous pouvez ouvrir pour consultation. Si vous ne retrouvez plus votre téléchargement, vous pouvez appuyer simultanément sur [ctrl]+[j] dans la plupart des navigateurs. Vous obtenez alors une liste de vos téléchargements.
La création et l’envoi à proprement parler des factures transparentes se font dans la facturation.
Dans Facturation mensuelle>Historique : onglet Factures transparentes, vous pouvez choisir de créer et d’envoyer automatiquement ces factures transparentes par e-mail lorsque c’est possible.
Pour l’une ou l’autre raison, vous ne pouvez pas reprendre un patient dans votre facturation. P. ex. parce que vous devez envoyer votre facturation et n’avez pas le temps de procéder à certaines vérifications pour un client défini. Dans ce cas, vous pouvez indiquer ici une période d’attente au cours de laquelle Softn doit attendre avant de facturer ce patient.
Dans la facturation, les soins prodigués au cours de cette période d’attente ne sont pas facturés, et ce jusqu’à ce que vous supprimiez l’attente. En guise de rappel, vous recevez une communication à ce sujet dans Facturation>Contrôle.